Réunion annuelle de l'agence : à quoi ça sert et comment l'organiser ?
15 novembre 2017, Fiona Gurrieri

Réunion annuelle de l'agence : à quoi ça sert et comment l'organiser ?

réunion annuelle agence immobilière la boite immoLa fin de l’année approche à grand pas ! Et avec elle, la fameuse réunion annuelle. Cet exercice, plus que nécessaire ne s’avère pas si facile ! 
On ne sait parfois pas par où commencer. 
C’est pourquoi nous vous proposons dans cet article de vous rappeler les objectifs de cette réunion et de vous expliquer comment l’organiser pour que ce soit une réussite ! 

Réunion annuelle : quel but et quel contenu ?

La réunion commerciale annuelle a deux grandes orientations : faire le bilan de l’année écoulée et définir les objectifs de l’année suivante.
Elle se doit d’être fédératrice et impulser un mouvement positif pour les mois qui suivent, elle doit donc être très bien préparée !
Dans un premier temps, on va établir le plan de notre réunion annuelle. 
Il s’articule comme suit pour une meilleure compréhension de votre équipe :
 Introduction
 Ce que nous avons mis en place
 Les chiffres
 La suite (ce qui va être mis en place)
 Objectifs à atteindre 
 Conclusion 
On commence par la partie bilan de la période en cours. Attention, ce bilan ne doit pas se limiter à la production de chiffre (globale et par collaborateur).
Il faut aussi y inclure tout ce qui a été accompli :
 Les formations suivies
 Les événements professionnels organisés ou auxquels vous avez participé
 Les actions de communications menées (nouveau site internet, campagnes d’emailings,…)
 Les investissements réalisés par l’agence (embauche, budgets de communication…)
Ensuite, on peut parler performances commerciales 😉 !
L’ordre est important, car tout ce qui a été mis en place va justifier l’analyse des chiffres, par exemple « les chiffres sont bons, grâce à vous (l’équipe) et ce que nous avons mis en place au sein de l’agence ». 
On passe donc à l’analyse des performances commerciales. Elle doit être globale, l’analyse par collaborateur devant impérativement se faire en privé lors de l’entretien annuel. 
Il faut donc analyser les résultats versus les objectifs initialement fixés, mais surtout identifier pourquoi l’objectif a été atteint ou non.
Pour se faire, certaines données sont clés, vous les retrouverez dans cet article.
Quoi qu’il arrive, même si les objectifs prévus n’ont pas été remplis, vous devez saluer les succès de chacun. Par exemple :
 Un dossier qui a donné beaucoup de fil à retordre, mais qui a abouti grâce à l’implication d’un ou plusieurs collaborateurs
 Des avis positifs de clients récoltés
 Une attitude très positive à l’agence
 Un grand nombre de mandats rentrés
 Une exclusivité obtenue sur un bien d’exception…
Chaque collaborateur doit avoir son petit compliment ! Félicitez aussi l’effort collectif tant que faire se peut. 
Cela étant fait, on passe aux actions que vous souhaitez mettre en place pour l’année qui vient. Il est important de détailler ces actions, car elles vont justifier les objectifs que vous allez définir pour chacun des négociateurs. Le but est de leur montrer que vous allez leur donner les moyens de réussir l’objectif fixé !
On poursuit avec la présentation des objectifs globaux et par collaborateurs à atteindre. N’hésitez pas à présenter aussi vos propres objectifs, cela vous inclut dans la démarche et vous apporte de la légitimité auprès de l’équipe.
Pour savoir comment définir les objectifs de votre équipe, consultez notre article.
Enfin, on conclut avec, pourquoi pas, une petite citation bien choisie !

Organiser sa réunion annuelle

La réunion annuelle doit être un événement particulier et se différencier des réunions mensuelles ou des briefs hebdomadaires. 
Le support de votre réunion doit être très soigné. En véritable « conférencier », mieux vaut utiliser une présentation de type Powerpoint pour appuyer votre discours. Votre présentation sera le reflet de votre travail pour cette réunion annuelle, utilisez donc de beaux visuels et travaillez l’esthétisme de votre support. 
Idéalement, la réunion se déroule dans un autre lieu que l’agence. On peut imaginer louer une salle dans un hôtel ou un autre complexe pour créer cette atmosphère particulière. Cela permet à l’équipe d’être dans un lieu neutre, dans un contexte différent de celui de l’agence. L’état d’esprit est donc particulier, plus détendus et plus ouverts, vos collaborateurs sont plus réceptifs aux informations et nouveaux challenges à venir.
L’association d’activités de groupe est aussi positive et rejoint l’aspect fédérateur de la réunion. On parle ici d’incentives, de team building. L’objectif est clairement de resserrer les liens, souder votre équipe pour l’amener à réaliser l’objectif commun de cette nouvelle année. C’est aussi une récompense pour les performances qu’ils ont déjà réalisées.
Par exemple :
 une chasse au trésor à travers la ville en équipe, 
 une randonnée, 
 une dégustation dans un domaine viticole,
 une initiation à l’escalade,
 un parcours sportif dans les arbres… 
Les idées ne manquent pas pour sortir du cadre de l’agence et proposer une activité qui va marquer les esprits et susciter la curiosité, l’envie pour l’année suivante.
Cette journée doit booster vos collaborateurs pour la suite des événements, voyez ça comme un investissement qui vous apportera un plus fort engagement de la part de votre équipe.
Il est évident que certaines activités sont coûteuses, mais ça n’est pas le cas de toutes, faites en fonction de vos moyens, mais marquez les esprits !
L’activité précède idéalement la réunion pour libérer l’esprit de l’équipe. La récompense vient avant les choses qui fâchent 😉 .
Tous les collaborateurs doivent participer à cette réunion, pas d’exception et pas d’échappatoire. Veillez donc à fixer la date en avance pour que tout le monde soit disponible. Elle doit être susceptible de convenir à un maximum de personnes. Pour cela, il y a quelques règles de base à respecter, comme ne pas prévoir l’événement pendant les vacances scolaires, ou pendant un pont. 
Le mardi et le jeudi sont par ailleurs plus propices à l’organisation d’événements professionnels.
Cette réunion est un moment important pour les équipes et les managers. Et pas seulement pour effectuer un contrôle ou valider la compréhension des actions commerciales. Vous devez avoir pour objectif de faire de cette réunion un rendez-vous incontournable, utile pour tous. Cette réunion est l’occasion unique de (re)créer ce lien souvent difficile à avoir au sein d’une équipe qui est rarement présente à l’agence en même temps. 
En quelques mots, soignez votre présentation et l’organisation de cet événement pour motiver vos équipes et leur faire adhérer à vos objectifs !

Fiona Gurrieri

Fiona Gurrieri

Chargée des projets webmarketing chez La Boite Immo, Fiona est aussi web rédactrice sur les problématiques spécifiques à l'immobilier.