Règlement Général sur la Protection des Données, on y est !

rgpd pour les agents immobiliersLa Boîte Immo a mis en place les changements nécessaires à la mise en conformité de tous ses clients pour le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Concrètement, qu’avons-nous mis en place sur le logiciel immobilier Hektor et les sites internet La Boîte Immo ?

Au niveau d’Hektor :

Un Espace Personnel est créé pour chacun des contacts saisis dans le logiciel (acquéreurs, propriétaires, partenaires…), c’est automatique. Un email est ensuite envoyé automatiquement au contact en question afin qu’il puisse activer son compte. Pour activer son compte, il suffira au contact de saisir son email et choisir son mot de passe.

La connexion à l’Espace Personnel sera ensuite accessible sur chaque email envoyé depuis Hektor.

Pour les contacts existants dans votre logiciel, ils auront de la même manière accès à l’activation et à la connexion à leur Espace Personnel depuis tous les mails que vous leur enverrez depuis Hektor.

Depuis cet espace en ligne et sécurisé, vos contacts pourront consulter, modifier leurs données et vous faire parvenir une demande de suppression de leurs données personnelles. Il sera aussi possible aux contacts de bloquer toutes les communications provenant de l’agence (mail, sms).

Une fois la demande de suppression reçue, l’agence aura 30 jours pour anonymiser les informations personnelles du contact.

L’Espace Personnel a été mis en place pour répondre aux obligations relatives aux droits des utilisateurs, à la portabilité de leurs données et leur droit à l’oubli.

Hektor, qui possédait déjà la notion d’archivage des données,  intègre maintenant la notion d’anonymisation des contacts afin de répondre aux obligations légales. Cela dans le cadre de la suppression des données par les contacts.

Les documents signés avec ce contact (mandat, bon de visite…) ne sont pas à supprimer quant à eux car ils correspondent aux documents nécessaires à votre activité et contractuels.

De la même manière, si un contact fait une demande et que l’agence bloque la réception de mails et SMS,  tout envoi de sms ou email à ce contact deviendra impossible depuis le logiciel.

Au niveau des sites internet :

Les Mentions Légales présentes sur les sites ont été mises à jour pour répondre aux obligations de transparence de l’information de la RGPD. Elles comprennent désormais les informations obligatoires suivantes :

  • les finalités du traitement auquel sont destinées les données
  • la base juridique du traitement (par exemple, pour l’exécution d’un contrat, suite à une obligation légale…)
  • les informations sur les destinataires des données à caractère personnel et si le responsable du traitement a l’intention d’effectuer un transfert de ces données vers un pays tiers ou une organisation internationale (y compris les sous-traitants comme La Boite Immo par exemple si vous êtes client)
  • la durée de conservation des données et leur archivage

Chaque formulaire des sites internet intègre désormais la notion de consentement explicite à travers une case à cocher par le contact en question afin de donner son accord sur l’utilisation de ses données.

  • Les formulaires de contact
  • Les alertes e-mails
  • Les formulaires de demande d’estimation

Pour plus d’informations, rendez-vous sur votre logiciel et/ou votre site internet !