Les meilleurs outils web pour gérer votre agence à distance !

Avec le confinement, le passage au télétravail pour les agents immobiliers s’est fait brutalement et sans préavis ! A la Boite Immo, c’est un peu la même chose. Alors, on a décidé de vous donner nos meilleures astuces et outils pour vous faciliter le télétravail !

Pour garder le contact avec ses clients

En cette période de confinement, il est plus que jamais primordial de garder le contact avec ses clients et de les informer. Voici quelques conseils pour communiquer efficacement !

On informe sur son site internet

Avez-vous pensé à installer une pop-up sur votre site internet, pendant le temps du confinement ? On parle ici d’une image qui s’affiche dès qu’on arrive sur votre page d’accueil. Cela vous permet d’informer directement votre clientèle, sans qu’elle ait besoin de se demander si vous êtes ou non joignables… Indiquez ce que vous avez mis en place pour continuer de répondre à leurs questions: numéro de téléphone, adresse email, horaires etc… Un seul mot d’ordre: soyez clairs et concis !

On textote, on email (sans spammer !)

Grâce à votre logiciel Hektor, vous pouvez envoyer un SMS à tous vos contacts. Par ex: “ Votre agence X est fermée, mais nous restons joignables par mail ou téléphone pour tous vos projets ! On reste à votre écoute”. Attention, le SMS peut être perçu comme un petit plus invasif. Donc on le manie avec parcimonie ! Idem pour envoyer des emails. L’idée c’est de montrer à votre clientèle que vous ne restez pas les bras croisés en attendant que ça passe. Vous avez de la suite dans les idées, vous êtes motivés et vous vous levez tous les matins avec l’envie de vous surpasser pour vos clients ? Alors, dites-le ! Mais ne leur envoyez pas un mail tous les jours non plus, au risque de finir dans la catégorie “spam”.

Hektor vous suit partout, même chez vous !

Votre logiciel Hektor est full web. Et ? Cela signifie tout simplement que vous pouvez accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités depuis n’importe quel ordinateur.
Pour aller encore plus loin: vous pouvez même utiliser l’application mobile en mode hors connexion. Hektor est tout terrain: même si actuellement votre terrain se résume à un bout de table du salon ou du canapé ! Peu importe votre connexion wifi, vous pourrez continuer de travailler de n’importe où chez vous. 

On visite à distance !

La visite à distance, vous n’y croyiez pas trop avant tout ça, pas vrai ? “ Ca ne remplacera jamais la vraie visite, le “feeling”, le contact humain bla bla bla…” Et si le vent était en train de tourner ?

Oui, la visite à distance est une réelle alternative aujourd’hui. Elle permet aux acheteurs de continuer de se projeter. Et vous, de continuer de travailler vos dossiers. Quand l’heure de la reprise sonnera, vous aurez déjà dégrossi le plus gros et pourrez présenter le ou les biens retenus lors des visites virtuelles ou à distance. 

Pourquoi s’en priver, puisque Live Visit est inclus dans Hektor ?
Nous proposons une formation dédiée pour ceux dont la curiosité est éveillée ! RDV sur votre logiciel pour la réserver.

Sur vos réseaux sociaux

Oui, on va encore vous parler de Facebook ici. Mais comment ne pas en parler ? L’utilisation des réseaux sociaux a explosé depuis le confinement ! 32% des 55-64 ans interrogés déclarent passer significativement plus de temps sur les réseaux sociaux (+50% chez les 25-34 ans). Il y a donc de grandes choses que vos clients et potentiels prospects soient en train de scroller sur Facebook à l’instant même où vous lisez cet article très intéressant ! 😉 

Il est donc primordial de CO-MMU-NI-QUER sur vos réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, skyblog… non on blague pour skyblog).  Plus que jamais, c’est l’occasion de vous démarquer en montrant ce que vous mettez en place pour assurer la continuité de vos services, les mesures sanitaires prises pour assurer la reprise, etc..

Vous êtes en panne d’inspiration concernant les visuels ? On vous conseille Canva : cet outil gratuit (pour un grand nombre de fonctionnalités) vous permet de créer vos propres visuels et illustrations assez simplement, pour accompagner vos prises de paroles. C’est une mine d’or pour votre page Facebook ou Instagram.

Gérer son agence et ses équipes

Maintenant que vous avez informé vos clients, il vous faut manager votre équipe. Le télétravail est un challenge quand on n’est pas habitué à travailler dans ces conditions. Heureusement, les outils web sont là pour vous faciliter la tâche. Pour manager à distance, il vous faut les bons outils. A La Boite Immo, nous utilisons un certain nombre d’entre eux. On vous les présente !

Les outils pour se voir, même quand on est loin…

La clé du management à distance, c’est de ne laisser personne sur le carreau. Aucun membre de l’équipe ne doit se sentir isolé du reste. Pour cela, les réunions en visioconférence sont une bonne solution. Mêmes brèves, elles permettent à vos négociateurs, en plus de discuter des dossiers en cours, de se souder, même à distance.  Quant à la fréquence, tout dépend de ce qui est à l’ordre du jour. 2 à 3 fois ( en équipe, ou individuellement au besoin) semble être un bon rythme. A vous de trouver le bon ajustement !  En matière d’outils, vous aurez de quoi trouver votre bonheur, à vous de voir lequel vous préférez !

  • Google Meet 

Si vous utilisez la suite Google et possédez une adresse gmail, vous vous tournerez peut être naturellement vers la solution Google Meet. Elle a d’ailleurs récemment subi un petit liftage pour rester dans la course face à l’explosion de la solution Zoom.

Il est en effet désormais possible de lancer une visioconférence directement depuis sa messagerie Gmail, ou de voir 16 utilisateurs en mosaïque simultanément.




Autre gros avantage: les futures réunions s’affichent automatiquement dans votre agenda Google et vous pouvez y accéder (via le lien) directement en cliquant sur le créneau dans votre calendrier.



  • Teams by Microsoft 

Microsoft Teams s’adresse d’abord aux utilisateurs d’Office 365, puisqu’il s’intègre à l’ensemble des fonctionnalités de Microsoft 365. Le nombre d’appels vidéo passés via « Teams », la solution de visioconférence de Microsoft, a bondi de 1 000% en mars. L’outil en lui même propose un grand nombre de fonctionnalités : partage d’écran, possibilité de travailler ensemble sur un whiteboard (tableau blanc), floutage de l’arrière plan…

  • Whereby

Whereby a le gros avantage de ne nécessiter aucune inscription ou installation. Le principe est assez simple: vous créez une “room” , à laquelle un lien est associé. Pour rejoindre la visio conférence et partager son écran, votre négociateur n’a qu’à cliquer sur le lien. C’est donc hyper pratique quand on ne sait pas si la personne en face de vous utilise un compte skype, gmail ou outlook ! 

  • Facetime 

Si l’ensemble de votre équipe est équipée d’un appareil IOS (Iphone, Macbook, ou Ipad), Facetime peut également faire office d’outil de visioconférence. En revanche, il ne permet pas de partager son écran pour présenter un document, ou même d’échanger via chat.

Les outils pour planifier et s’organiser

Connaissez-vous Trello ? C’est un organisateur de tâche sous forme de tableau, qui vous permet de suivre l’avancement de vos projets en équipe. Vous pouvez attribuer des tâches à vos collaborateurs, diviser des tâches en step, attribuer une date limite… les possibilités sont nombreuses !

Une bonne méthode consiste à séparer les projets en “to do” et en “done” une fois qu’ils sont réalisés. Ainsi, vous visualisez ce qui a été accompli, et ce qu’il reste à faire 😉

De la même manière, si vous préférez visualiser “chronologiquement” et êtes utilisateur de la suite Google, vous pouvez utiliser Google Agenda.

Slack pour discuter (du boulot, bien sûr)

L’inconvénient du télétravail, c’est que cela supprime toutes les conversations informelles de bureau à bureau ou même à côté de la machine à café, et qui permettent de répondre rapidement à des questions simples mais souvent primordiales.  

Pour parer à cela, vous pouvez utiliser des outils comme Slack.  

Slack est une messagerie instantanée, accessible depuis un navigateur (slack.com), une application sur ordinateur ou téléphone. Vous pouvez échanger directement entre négociateurs, ou grâce à des chaînes, sur des sujets en particulier (votre site, vos réseaux sociaux, l’administratif) avec les personnes concernées. Vos chaînes peuvent être ouvertes à tous ou privées. 

Les outils pour partager  : Google Drive, Dropbox, Wetransfer…

Enfin, en télétravail, vous pouvez avoir besoin d’échanger des dossiers ou des fichiers. 

Google Drive vous permet de déposer et télécharger des fichiers de tout type (texte, tableur,présentation, image, vidéo…). La version gratuite vous autorise jusqu’à 30 go, ce qui devrait être largement suffisant !  

Vous pouvez créer des dossiers, dans lesquels vous trouverez vos fichiers que vous pouvez décidez de partager ou non avec vos collaborateurs. L’avantage majeur: plusieurs négociateurs peuvent intervenir sur le même fichier en même temps, et les modifications s’affichent en temps réel.

Vous avez besoin d’envoyer un dossier ou un fichier mais ce dernier s’avère trop lourd pour être envoyé par mail ? Des plateformes comme DropBox ou Wetransfer vous permettent de “déposer” vos fichiers afin qu’ils soient ensuite téléchargés par votre interlocuteur, via un lien.

Conclusion

Vous l’aurez compris, les outils web sont nombreux pour vous permettre de travailler à distance pendant le confinement. A vous de voir lesquels correspondent le mieux à votre organisation au sein de l’agence, en fonction de vos méthodes de travail, du nombre de négociateurs etc.. Nous espérons que ces outils, utilisés pour la plupart au sein de La Boite Immo, vous seront utiles ! Bon courage 😉 

 A bientôt !




Manon Lagardère

Manon Lagardère

Chargée de Communication La Boîte Immo

2 Commentaires

  1. Avatar

    Bonjour
    Nous avons tenté de modifier notre site et notamment d’y insérer une vidéo mais pour des novices c’est absolument impossible. Les manipulations sur le site sont très compliquées et les résultats pas terribles.
    Vous parlez d’un pop-up à mettre sur notre page d’accueil. Bien sûr qu’on aurait souhaité avoir ça. Mais peut-être qu’il aurait été intéressant de nous le proposer, non ?
    Nous ne sommes pas spécialistes en sites internet et ne pouvons deviner ce que vous pouvez nous proposer !
    Ça fait belle lurette qu’on aurait mis cela en place si on avait su…
    Merci de revenir vers nous pour ce faire.

    1. Fiona Gurrieri

      Bonjour, dès les premiers jours du confinement nous avons communiqué sur notre page Facebook sur la possibilité de faire rajouter un bandeau sur votre site internet en en faisant la demande. Notre service client, en cas d’appel de votre part, vous aurez également renseigné sur cette possibilité. Nous transmettons votre demande au service concerné qui reviendra vers vous rapidement. Belle journée.

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